برگزاری مسابقه و ارزیابی پیشنهاد

• مجید باقری

کلیات

در این مستند به بیان چگونگی برگزاری یک مسابقه نرم افزاری، ارزیابی پیشنهاد های دریافتی و در نهایت چگونگی انتخاب برنده یک مسابقه نرم افزاری پرداخته می شود.

مراحل برگزاری مسابقه نرم افزاری

مراحل برگزاری یک مسابقه نرم افزاری عبارتند از:

۱- اعلام مسابقه

برگزار کنندگان یک مسابقه نرم افزاری، می بایستی آن مسابقه را از طریق تارگاه اطلاعاتی انجمن شرکتهای انفورماتیک ایران و طبق قانون در یک روزنامه کثیرالانتشار اعلام نمایند. حداقل فرصتی که سازمان مسابقه گذار برای دریافت اسناد مسابقه معین می نماید ۲ هفته می باشد.

اطلاعاتی که باید در این اعلام وجود داشته باشد عبارتند از:

• نام سازمان مسابقه گذار
• نام مسابقه
• تعریف کلی مسابقه
• شرایط و محدودیت ها
• نحوه دریافت اسناد مسابقه
• مهلت دریافت اسناد مسابقه
• مهلت ارسال پیشنهاد ها (Proposal)
• آدرس و شماره تماس سازمان

۲- بررسی سازمان

از پایان مدت دریافت اسناد شرکت در مسابقه، حداقل مدت ۱ ماه باید به شرکت‌های پیشنهاد دهنده وقت داده شود که نسبت به ارائه پیشنهادهای (Proposal) خود اقدام نمایند و در این فاصله باید به شرکت ها فرصت مساوی داده شود که از کارهای قبلی سازمان در رابطه با موضوع مورد مسابقه و همچنین سیستم ها و مستندات موجود سازمان، بازدید به عمل آورند.

۳- تجدید مسابقه

شرکتهایی که اسناد مسابقه را دریافت نموده اند می بایست یا در مسابقه شرکت نمایند و یا اینکه با ذکر دلیل، انصراف خود را از شرکت در مسابقه اعلام نمایند.

در پایان مهلت دریافت پیشنهاد (Proposal)، چنانچه تعداد شرکتهای پیشنهاد دهنده کمتر از ۳ شرکت باشد، آن مسابقه تجدید می گردد.

در این هنگام سازمان برگزار کننده مسابقه، با توجه به نظرات انصراف دهندگان از مسابقه و همچنین بررسی کارشناسی باید نسبت به رفع اشکالات احتمالی اسناد مسابقه و نحوه شرکت در آن اهتمام ورزیده و ظرف حداکثر ۲ ماه نسبت به برگزاری مسابقه اقدام نماید.

۴- ارزیابی

در ارزیابی پیشنهادهای (Proposal) دریافتی، بررسی اسناد شرکت بر طبق روال زیر صورت می‌پذیرد.

الف: بررسی اطلاعات حقوقی

ب: ارزیابی توان مدیریتی و اجرایی شرکت

ج: ارزیابی توان فنی شرکت پیشنهاد دهنده

د: ارزیابی قیمت

در ابتدا مراحل الف، ب و ج انجام شده و از شرکتهایی که در هر سه مرحله موفق به کسب نمرات و شرایط لازم شده اند، درخواست می گردد که ظرف مدت ۱۰ روز نسبت به ارسال قیمت پیشنهادی خود اقدام نمایند. همچنین به شرکتهایی که در بررسی های ۳ مرحله اول حذف شده اند از زمان اعلام، به مدت ۱ هفته فرصت اعتراض داده می شود و چنانچه اعتراضی در این زمینه دریافت شود، سازمان برگزار کننده مسابقه موظف است که دلایل حذف شرکت معترض را اعلام نماید.

۵- اعلام برنده

پس از اتمام مهلت دریافت پیشنهاد قیمت شرکتهایی که در سه مرحله اول بررسی و ارزیابی پیشنهاد ها (Proposal) موفق به کسب حداقل نمره گردیده اند، سازمان برگزار کننده مسابقه ظرف مدت حداکثر ۱ هفته نسبت به برگزاری یک جلسه با حضور نمایندگان شرکتها به جهت بازگشایی پاکت قیمت اقدام می نماید.

در این جلسه ابتدا نمره کسب شده توسط شرکتهای حاضر که ۷۰ درصد کل نمره را تشکیل می دهد قرائت شده و سپس نسبت به بازگشایی پاکت قیمت پیشنهاد دهندگان و قرائت آن اقدام می گردد.

از زمان این جلسه، برگزار کننده مسابقه ظرف مدت ۱ هفته باید نسبت به اعلام برنده مسابقه اقدام نماید.

ارزیابی پیشنهاد (Proposal)

همانطور که در دیگر مستندات نظام مهندسی و استانداردهای تولید و توسعه نرم افزار (نماتن) اشاره گردید، پس از اینکه مهلت ارسال پیشنهاد (Proposal) برای شرکت در یک مسابقه نرم‌افزاری به پایان رسید، فرآیند ارزیابی پیشنهاد ها (Proposal) و انتخاب برنده واجد شرایط آغاز می‌گردد.

در این ارزیابی مسلماً وجود پارامترهای ارزیابی از پیش تعیین شده، نقش مهمی را درجلوگیری از تضییع هر گونه حقی از شرکت کنندگان در مسابقه ایفا می نماید.

در این مستند سعی میگردد که با تعریف پارامترهای ارزیابی و همچنین چگونگی ارزیابی پیشنهادها (Proposal) از ابعاد مختلف، به بیان چگونگی انتخاب برنده یا برندگان یک مسابقه نرم‌افزاری پرداخته شود.

نکته دیگری که به آن باید توجه نمود اینست که پارامترهای ارزیابی و میزان اهمیت آنها باید توسط کارفرما در درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) ارائه شود.

مراحل ارزیابی پیشنهادهای (Proposal) دریافتی

الف: بررسی اطلاعات حقوقی

ب: ارزیابی توان مدیریتی و اجرایی شرکت

ج: ارزیابی توان فنی شرکت پیشنهاد دهنده

د: ارزیابی قیمت

در ادامه با ارائه یک مدل فرآیندی (Process Flow) به بررسی چگونگی ارزیابی پیشنهاد (Proposal) می‌پردازیم.

الف: بررسی اطلاعات حقوقی

در اولین بررسی صورت گرفته، مدارک ارسالی مورد بررسی قرار می گیرد و چنانچه نقصی در این مدارک وجود داشته باشد که برطرف کردن آن ممکن باشد، با اطلاع به شرکت پیشنهاد دهنده و با ارائه یک فرصت ۴۸ ساعته، شرکت را از نقص مدارک ارائه شده مطلع و امکان و فرصت تکمیل مدارک به آن داده میشود.

در اینجا کنترل های زیر نیز که از اهمیت به سزایی برخوردار است باید انجام گیرد:

• آیا امتیاز شرکت، بالاتر از حداقل امتیاز تعیین شده برای شرکت در مسابقه است؟
• آیا گردش مالی شرکت، حداقل یک بیستم از قیمت برآوردی پروژه میباشد؟

ب: ارزیابی توانمندیهای شرکت و توان مدیریـتی و اجرائی آن

در این بخش به بررسی و ارزیابی توانمندی شرکت پیشنهاد دهنده و در واقع ارزیابی توان مدیریتی و اجرایی آن پرداخته می شود، فرض براین است که شرکت پیشنهاد دهنده حداقل پنجاه درصد از حداکثر نمره این بخش را کسب خواهد نمود و گرنه از فهرست شرکتها حذف خواهد گردید.

همچنین اگر در مدارک ارسالی شرکت پیشنهاد دهنده نقایصی مشاهده گردد که امکان برطرف نمودن آن نقایص وجود داشته باشد با اطلاع به شرکت پیشنهاد دهنده و با ارائه یک فرصت ۴۸ ساعته، شرکت را از نقص مدارک ارائه شده مطلع و امکان و فرصت تکمیل مدارک به آن داده می‌شود.

ردیف	پارامترهای پیشنهادی برای ارزیابی توان مدیریتی و اجرایی	سقف نمره
۱	تعداد سال احراز صلاحیت	۱۰
۲	تعداد کارهای موفق انجام شده مرتبط با موضوع مسابقه	۲۰
۳	تعداد کارهای موفق انجام شده مرتبط با زیر ساخت فنی مسابقه	۱۰
۴	مدیران کارشناسان ارشد	۱۰
۵	کارشناسان شرکت	۱۰
۶	حجم کارهای فعلی در دست انجام	۵
۷	ساختار سازمانی شرکت	۷
۸	گواهینامه های اخذ شده	۵
۹	مدارک بین المللی اخذ شده توسط کارشناسان شرکت که مرتبط با موضوع مسابقه باشد	۵
۱۰	همکاران داخلی پروژه	۸
۱۱	همکاران خارجی پروژه	۱۰
جمع		۱۰۰

ذکر این نکته ضروری است که این پارامترها با توجه به ماهیت سیستم مورد مسابقه می تواند متغیر باشد و سازمان برگزار کننده مسابقه مجاز است که خود نمراتی را برای پارامترهای مورد اشاره در نظر بگیرد، اما در این صورت پارامترها و نمرات آنها باید در درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) ذکر شوند، در غیر این صورت نمرات پیشنهادی در نظر گرفته خواهد شد.

ج: ارزیابی نحوه انجام پروژه و توان فنی شرکت

در این قسمت نیز توان فنی شرکت در جهت اجرای پروژه مورد ارزیابی قرار می گیرد. چنانچه شرکتی نتواند حداقل ۶۰ درصد از کل نمره اختصاص داده شده به این بخش را به خود اختصاص دهد از فهرست شرکتهای مورد ارزیابی حذف خواهد شد.

ردیف	پارامترهای پیشنهادی برای ارزیابی توان فنی	سقف نمره
۱	ساختار تفکیکی کار	۱۵
۲	بیان درست نحوه انجام کار در هر قسمت از ساختار تفکیکی کار و محصولات مرحله	۱۲
۳	سازمان پیشنهادی انجام پروژه	۱۱
۴	برنامه زمانی انجام پروژه	۸
۵	تخصص های در نظر گرفته شده برای مقاطع مختلف	۷
۶	پیشنهادها و نقطه نظرات اصلاحی	۷
۷	استفاده از ابزارها و استانداردها	۱۰
۸	استفاده از نظام های کنترل کیفی	۸
۹	استفاده از نظام های مدیریت پروژه	۸
۱۰	استفاده از نظام های کنترل پروژه	۷
۱۱	بیان مشخص وظایف همکاران تجاری داخلی و خارجی درگیر در پروژه	۷
جمع		۱۰۰

د: ارزیابی قیمت پیشنهادی

در ارزیابی قیمت پیشنهادی، مهمترین اصلی را که باید به آن توجه نمود این است که قیمت پیشنهادی در یک محدوده قابل قبول از قیمت تخمین زده شده توسط مشاورین پروژه قرار گیرد؛ بنابراین چنانچه قیمت پیشنهادی شرکت بالاتر و یا پایینتر از ۳۰ درصد برآورد قیمت باشد، حذف می گردد.

در این ارزیابی، پایین ترین قیمت پیشنهادی که در محدوده مورد نظر قرار گرفته باشد، بالاترین امتیاز را کسب می نماید.

نتیجه ارزیابی

در پایان ارزیابی شرکتهایی که در مسابقه شرکت نموده اند، نمرات شرکتها را مطابق با جدول زیر بررسی و محاسبه نموده و نسبت به انتخاب شرکت برنده مسابقه که بالاترین امتیاز کل را دارا باشد، اقدام می گردد.

نام شرکت:
ردیف	عنوان		امتیاز شرکت	درصد	امتیاز قسمت
۱	توان مدیریتی و اجرایی			۳۰
۲	توان فنی			۴۰
۳	قیمت			۳۰
جمع				۱۰۰