تهیه درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)

• مجید باقری

کلیات

در روند اجرای یک پروژه یا در فرآیند تهیه یک نرم افزار، مسلماً انتخاب مجری واجد شرایط برای انجام آن از اهمیت به سزایی برخوردار است. این انتخاب نیز مستلزم آگاهی هرچه بیشتر مجری، از چارچوب و شرایط تعیین شده برای پروژه و یا موضوع کار توسط کارفرما می باشد.

به منظور ارائه اطلاعات و شرایط موردنیاز در ارتباط با انجام یک پروژه یا ایجاد یک سیستم نرم‌افزاری، مستندی تحت عنوان (Request For Proposal = RFP) درخواست برای ارائه پیشنهاد، توسط کارفرما ارائه می گردد. مندرجات درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) به بیان اهداف، داشته ها، خواسته ها، محدودیت ها و شرایط مرتبط با پروژه یا سیستم مورد تقاضا می پردازد و بنابراین از اهمیت ویژه یی برخوردار است.

با توجه به اهمیت درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)، در مستند حاضر ضمن اشاره به مزایا و الزامات مترتب به آن، بخشهای مختلف یک درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) در رابطه با پروژه های نرم افزاری مشخص شده است و در پایان نمونه یک درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) همراه با فرم های مورد استفاده در آن نیز ارائه گردیده است.

این مطلب از مجموعه نکات نحوه ارجاع کار (مرحله اول نظام مهندسی و استانداردهای تولید و توسعه نرم افزار) برگرفته شده است.

مزایای درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)

مزایای درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) را می توان به شرح زیر دسته بندی کرد:

• شناخت واقعی نیازهای پروژه
• دریافت اطلاعات درست و دلخواه در رابطه با نیازهای اعلام شده
• تخمین درست هزینه و زمان پروژه
• امکان مقایسه بهتر و ساده تر پیشنهادهای دریافت شده
• کمک به اخذ تصمیم آگاهانه
• کاهش مخاطرات پروژه
• کاهش شکایات احتمالی آتی پروژه
• کمک به انجام پروژه در یک تشکیلات اجرایی مناسب و منسجم
• نشانه جدیت کارفرما در انجام پروژه
• دریافت پیشنهادات تکمیلی و اضافی از پیشنهاد دهندگان
• کمک به تنظیم پیمان نامه منطبق با نیازهای اعلام شده

الزامات درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)

 در فرآیند تهیه درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) توجه به الزامات و نکات زیر ضروری است:

• به ابهامات سریعاً پاسخ داده شود
• سوالات به دقت بررسی شود
• به پیامدها به دقت توجه شود
• پیامدهای قانونی به دقت تشریح شود تا پیشنهاد دهندگان کاملاً از آن مطلع گردند
• مراجع حل اختلاف مشخص شود
• نقاط شاخص پیشرفت (Mile Stone) پروژه تعیین شوند
• زمان و نحوه پرداخت ها مشخص شود
• قرارداد خام در اختیار پیشنهاد دهندگان قرارگیرد

 گردش اجرایی درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)

مراحل تهیه و گردش اجرایی پروژه به شرح زیر می باشد:

• شناخت نیازهای پروژه
• تهیه و تنظیم درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)
• ارسال درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) برای اشخاص واجد شرایط
• برپایی جلسات پرسش و پاسخ برای اشخاص
• دریافت پیشنهادها از اشخاص

 بخش های اصلی یک درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)

بخش های اصلی یک درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) عبارتست از:

1. جلد
2. بخش اداری و اجرایی
3. بخش فنی
4. بخش مدیریتی
5. بخش قیمت
6. پیوست ها

جلد

درج عناوین زیردر جلد درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) ضروری می باشد:

• نام سازمان یا شرکت کارفرما
• عنوان پروژه یا سیستم
• تاریخ برگزاری جلسه یا جلسات احتمالی پرسش و پاسخ
• مهلت ارسال پیشنهاد
• سایر اطلاعات مورد نیاز (تهیه کننده، تاریخ تهیه، کدشناسه، …)

بخش اداری و اجرایی

در بخش اداری و اجرایی درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) مطالب زیر بیان می شوند:

• مقدمه
• هدف از ارائه درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) و بیان اهداف، نیازهای پروژه و محدودیت های احتمالی
• شرایط شرکت، در مسابقه و نحوه ارسال پیشنهادات به کارفرما
• قالبی که باید پیشنهاد ها بر طبق آن ارائه شود
• ضوابط و نحوه ارزیابی پیشنهادها
• قوانین و مقررات حاکم بر پروژه
• دستورالعمل جلسه پرسش و پاسخ (در صورت وجود)
• تیم تهیه کننده درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)

بخش فنی

الف – وضع موجود سازمان در محدوده پروژه یا سیستم موردنیاز:

در این بخش اطلاعات مربوط به وضع موجود سازمان در محدوده پروژه یا سیستم موردنیاز و همچنین اطلاعات محیط فنی سازمان تا آنجا که بتواند پیشنهاد دهنده را در جهت شناخت صحیح پروژه یا سیستم کمک نماید، می بایستی ارائه شود. رئوس کلی این اطلاعات عبارتنداز:

1. فرآیند انجام کار
2. ارائه نمودار گردش کار وضع موجود
3. پردازشهای اصلی بیان شوند
4. ورودی های پردازشهای اصلی
5. خروجی های پردازش های اصلی
6. نحوه نگهداری داده ها
7. میزان و حجم پردازش داده ها
8. تعداد کاربران
9. سکوهای سخت افزاری
10. سکوهای نرم افزاری
11. سکوهای شبکه و مخابراتی

ب- نیازها و انتظارات سازمان در حوزه پروژه یا سیستم موردنیاز

در این بخش در صورتی که کارفرما نسبت به محیط فنی و زیرساخت پروژه یا سیستم موردنظر تصمیم گرفته باشد، اعلام می گردد. در غیراینصورت مورد باید توسط پیشنهاد دهنده مشخص و ارائه گردد. رئوس کلی این اطلاعات عبارتنداز:

1. فرآیند مورد انتظار انجام کار به چه شکلی است؟
2. نیازها از سیستم جدید
3. استانداردهای مورد نظر
4. نحوه دادوستد اطلاعاتی ‌و تعامل سیستم‌های مورد نظر با سیستم های موجود
5. نحوه نگهداری داده ها
6. سکوهای سخت افزاری مورد نظر
7. سکوهای نرم افزاری مورد نظر
8. سکوهای شبکه و مخابراتی مورد نظر

بخش مدیریتی

سازمان و یا شرکتی که با تهیه درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) سعی در تشریح نیازهای خود برای اشخاص حقیقی و حقوقی جهت ایجاد یک سیستم یا انجام یک پروژه نرم افزاری می نماید باید دیدگاه خود را در رابطه با چگونگی انجام مراحل مختلف کار به وضوح و به نحو شفاف بیان کند.

ذکر این نکته ضروریست که در حین انجام کار با توافقات طرفین قرارداد در صورت لزوم می‌توان تغییراتی را در نحوه انجام کار ایجاد نمود.

روش ها و چگونگی انجام مواردی که می بایستی توسط پیشنهاد دهندگان تشریح و ارائه شوند عبارتند از:

• طرح مدیریت پروژه
• زمانبندی پروژه
• روش طراحی، توسعه و پیاده سازی
• چگونگی استقرار تیم پروژه
• چگونگی تحویل و نصب و راه اندازی
• روش آزمون پذیرش
• چگونگی آموزش
• چگونگی پشتیبانی
• روش مستند سازی فراورده های پروژه

تشریح و ارائه مطالب فوق باعث می گردد که در حین انجام کار کمترین تنش بین طرفین ایجاد گردد.

بخش قیمت

در این بخش از درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)، کارفرما ساختاری یکسان برای نحوه دریافت قیمت از پیشنهاد دهندگان ارائه می‌دهد. این ساختار به نحوی است که آنالیز قیمت پیشنهادی توسط پیشنهاد دهندگان به شکلی یکسان ارائه شود و سازمان با سهولت و سادگی بیشتری بتواند قیمت های پیشنهادی را با یکدیگر مقایسه نماید. توجه به نکات زیر در ساختار ارائه شده و دریافت قیمت از پیشنهاد دهندگان از درجه اهمیت برخوردار می باشد:

• ساختار و آنالیز قیمت باتوجه به نوع پروژه می تواند متفاوت باشد
• قیمت پیشنهادی نباید صرفا به بیان یک عدد ختم گردد، بلکه باید با آنالیز کامل همراه باشد

پیوستهای درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)

در انتهای درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)، موارد زیر نیز به پیوست ارائه می گردد:

• متن قرارداد
• سایر اطلاعات مورد نیاز مرتبط با پروژه